RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L’ASSOCIATION ALUMNI ECE – JUILLET 2020
Le présent règlement intérieur est établi en application de l’article 28 des statuts annexés à l’arrêté du 28 juillet 2020 de l’association dite «Alumni ECE » (ci- après appelée « l’association »).
Il a pour objectif de préciser les règles d’organisation et de fonctionnement prévues par les statuts. Ainsi les statuts s’appliquent dans le silence du règlement intérieur et ils prévalent en cas de divergence d’interprétation.
Le règlement intérieur est préparé par le conseil d’administration qui le soumet à l’adoption de l’assemblée générale statuant à la majorité simple. Il n’entre en vigueur qu’après validation du ministre de l’intérieur.
I. COMPOSITION DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 1. Les membres
1.1 Composition de l’association
1.1.1. L’agrément des membres
Seuls les nouveaux membres font l’objet d’un agrément.
Pour être agréé, un membre doit remplir les conditions suivantes :
- avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur de l’association ;
- avoir versé le montant de sa cotisation ;
- être élève régulièrement inscrit à l’ECE ou ingénieur diplômé de l’ECE ou nommé membre bienfaiteur (cotisation majorée) ou membre d’Honneur par le conseil d’administration.
Le refus d’agrément n’est pas obligatoirement motivé et ne peut faire l’objet d’un recours.
Toute adhésion intervenant après une interruption de cotisation nécessite un nouvel agrément
1.1.2. L’adhésion
La cotisation donne le droit d’être membre de l’association pour un an à compter de la date de son encaissement, renouvelable dans le cas de la cotisation à vie.
Conformément à l’article 7.1, la cotisation annuelle n’est proposée qu’aux ingénieurs diplômés de l’ECE.
Les demandes d’admission se font en remplissant un questionnaire sur lequel le candidat devra renseigner a minima :
- ses nom et prénom ;
- son lieu de résidence ;
- sa promotion ;
- sa nationalité ;
- sa profession ;
- sa date de naissance ;
- ses coordonnées email et téléphonique.
Le candidat a la possibilité de consulter les statuts et le règlement intérieur. Il déclare en avoir pris connaissance et s’engage à s’y conformer.
Les membres de l’association s’engagent formellement à avertir le plus rapidement possible l’association de toute modification, tant dans leur résidence que dans leur situation personnelle.
1.1.3. Les membres d’Honneur
L’attribution de la qualité de membre d’honneur / honoraire à une personne ayant rendu des services signalés à l’association (dont les critères sont définis dans les statuts) est proposée au conseil d’administration par tout administrateur qui produit pour la circonstance les informations utiles à la délibération, à savoir les raisons motivant l’attribution de cette distinction.
L’admission des nouveaux membres d’honneur / honoraires fait l’objet d’une communication à la prochaine assemblée générale.
1.2 La perte de la qualité de membre
La qualité de membre peut être perdue pour non-paiement de la cotisation.
Le rejet du renouvellement d’une adhésion qui vient d’arriver à échéance vaut radiation avec application des droits afférents.
1.2.1 La radiation pour motif grave
Sont susceptibles d’entraîner la radiation pour motifs graves :
- toute attitude compromettant le bon fonctionnement de l’association ou en contradiction
avec les buts qu’elle s’est fixés ;
- une situation de conflit d’intérêts ;
- une atteinte à l’image ou à la notoriété de l’association.
Le conseil d’administration décide de la radiation pour motif grave à la majorité des deux tiers des membres en exercice.
L’intéressé est informé par courrier avec accusé de réception de la procédure de radiation engagée à son encontre. Ce courrier l’informe des griefs retenus contre lui et du délai de 15 jours dont il dispose pour présenter sa défense par écrit ou oralement. L’intéressé peut se faire assister.
L’intéressé est entendu par le conseil d’administration qui le convoque à cet effet. Le conseil délibère à huis clos, hors sa présence et celle de son représentant éventuel. Seuls les administrateurs sont admis à participer aux débats.
Le conseil d’administration décide :
- soit de mettre un terme à la procédure de radiation et il en informe l’intéressé dans un
délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception,
- soit de radier l’intéressé et il l’en informe dans un délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception. Ce courrier l’avise des motifs de radiation retenus et de la possibilité de faire appel de la décision devant l’assemblée générale qui statue alors en dernier ressort. Dans ce cas, l’appel est suspensif de la radiation.
La cotisation n’est pas remboursable, même en cas de perte de la qualité d’étudiant pour un membre junior.
1.2.2. La radiation pour non paiement de la cotisation
La radiation pour non renouvellement de la cotisation fait l’objet d’une information adressée à l’intéressé et l’invitant à prendre l’attache du trésorier en cas de litige sur le versement de la cotisation.
En l’absence de solution sur le litige, l’intéressé est informé par courrier avec accusé de réception de la procédure de radiation engagée à son encontre. La procédure de radiation suit alors celle prévue pour la radiation pour motif grave.
ARTICLE 2. L’Assemblée Générale
2.1 Composition de l’assemblée générale
L’assemblée générale comprend tous les membres actifs (ingénieurs diplômés) de l’association agréés et à jour de leur cotisation au plus tard 30 minutes avant le début de l’assemblée générale.
Nulle autre personne ne peut demander à se faire ajouter sur la liste d’émargement ou participer aux votes au-delà de cette échéance.
2.2 Convocation à l’assemblée générale
Les convocations à l’assemblée générale sont adressées au plus tard 15 jours avant qu’elle ne se tienne, par mail.
L’ordre du jour arrêté par le conseil d’administration, les documents nécessaires aux délibérations et une formule de pouvoir sont joints à la convocation. Les comptes de l’association sont communiqués ou mis à disposition des membres au moins une semaine avant la réunion de l’assemblée générale.
2.3 Participation à l’assemblée générale
Chaque membre actif diplômé agréé et à jour de sa cotisation dans les conditions prévues au paragraphe 2.1 non présent lors de l’assemblée générale, peut donner procuration à tout membre cotisant et diplômé présent.
La liste des membres fait l’objet d’une liste d’émargement présentée à la signature dès leur entrée à l’assemblée générale.
Seuls les membres ayant obtenu le diplôme de l’ECE accrédité de la Commission des Titres d’Ingénieurs (CTI) disposent d’une voix, augmentée du nombre de pouvoirs dont il serait détenteur. Chaque membre ne peut détenir plus de 3 pouvoirs. Les pouvoirs excédant cette limite ne peuvent être utilisés. Seul le mandant peut dans ce cas désigner un nouveau mandataire.
En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.
Les pouvoirs sont nominatifs. Chaque pouvoir, nécessairement écrit, n’est donné que pour une séance de l’assemblée générale. Sous peine de nullité, il mentionne clairement l’identité du mandant et celle du mandataire ainsi que la date de l’assemblée générale concernée.
Ont lieu au scrutin secret :
- les votes concernant des personnes : élections, radiations, rémunérations, remboursement
de frais… ;
- les votes inscrits comme tels à l’ordre du jour sur décision du conseil d’administration ;
- les votes inscrits comme tels à l’ordre du jour sur décision du quart au moins des membres
de l’assemblée générale.
Pour les suffrages au scrutin secret, le président use de sa voix prépondérante en levant le secret de son vote.
2.4 Quorum et majorité à l’assemblée générale
2.4.1. Quorum
Pour délibérer valablement sur tous les points inscrits à l’ordre du jour, à l’exception des décisions de modification statutaire ou de dissolution de l’association, l’assemblée générale doit réunir au moins la moitié de son conseil d’administration.
Pour délibérer valablement sur les modifications apportées aux statuts, l’assemblée générale doit réunir au moins les deux tiers de son Conseil d’Administration. Pour le calcul du quorum, les pouvoirs ne comptent pas.
Pour délibérer valablement sur la dissolution, l’assemblée générale doit réunir au moins les deux tiers de son conseil d’administration. Pour le calcul du quorum, les pouvoirs ne comptent pas.
Pour délibérer valablement sur les modifications apportées aux statuts ou la dissolution (et tout autre cas prévu par les statuts requérant une majorité renforcée en première convocation.) en deuxième convocation, aucun quorum n’est requis.
2.4.2. Majorités
A l’exception des délibérations ayant pour objet l’adoption de modifications statutaires ou la dissolution de l’association, les décisions sont adoptées à la majorité simple des suffrages exprimés. Les votes nuls ou blancs et les abstentions sont soustraits de la base du calcul de cette majorité. Les pouvoirs sont comptés.
Dans le cas des modifications statutaires ou de la dissolution, les décisions doivent réunir la majorité des deux tiers des membres présents et représentés.
2.5 Ordre du jour de l’assemblée générale
L’ordre du jour est arrêté par le conseil d’administration, sur proposition du bureau.
Il peut être complété à la demande du quart au moins des membres. Cette demande peut être formulée par courriel ou par tout autre support écrit. Elle est adressée au président.
La condition de réunir une proportion du quart de demandeurs doit être satisfaite au plus tard 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale. Le conseil d’administration peut refuser la demande d’ajout d’un point à l’ordre du jour uniquement si cette condition n’est pas réalisée.
Le conseil d’administration peut cependant consentir en opportunité une modification de l’ordre du jour même si cette proportion n’est pas atteinte.
L’assemblée générale annuelle inscrit a minima à son ordre du jour :
- le bilan moral (rapport d’activités) de l’association ;
- le rapport financier ;
- l’approbation des comptes et l’affectation du résultat ;
- le quitus donné au conseil sur sa gestion de l’association.
Le cas échéant, sont inscrits:
- l’élection du conseil d’administration ou l’élection d’administrateurs sur les postes occupés transitoirement par les remplaçants cooptés par le conseil d’administration ;
- la nomination du commissaire aux comptes et de son suppléant.
L’ordre du jour de l’assemblée générale comporte obligatoirement un point intitulé «Questions diverses». Les questions diverses ne donnent pas lieu à délibération.
Toute question écrite remise au bureau au plus tard 5 jours avant l’ouverture de l’assemblée générale peut être inscrite à l’ordre du jour au point des questions diverses.
2.6 Fonctionnement
L’assemblée générale est présidée par le président de l’association sauf décision contraire de l’assemblée générale statuant à la majorité simple, qui désigne alors son bureau.
2.7 Le procès verbal de l’assemblée générale
Le procès-verbal de la séance est rédigé par le bureau de l’assemblée générale. Il prévoit notamment :
- la date de l’assemblée ;
- la date de la convocation ;
- l’ordre du jour ;
- les pièces nécessaires aux délibérations, également jointes à la convocation ;
- le nombre de membres convoqués, distingués par catégorie ;
- le nombre de membres présents ;
- l’atteinte du quorum, adapté selon la nature de la décision (modification des statuts,
dissolution…) ;
- le nombre de membres représentés ;
- les résolutions prises et, pour chacune d’elles, la répartition des suffrages ;
- les réponses aux questions diverses ;
- le cas échéant, le résultat des élections (candidats, élus, nombre de voix).
Le procès-verbal de l’assemblée générale est accessible à tous les membres par tout moyen l’avisant directement (courrier, courriel, insertion dans un bulletin de liaison…) et/ou par mesure de publicité (internet..).
Le conseil d’administration et le bureau élu doivent faire connaître les changements auprès de la préfecture de police dans un délai de trois mois.
ARTICLE 3. La composition du conseil d’administration
3.1 Élection
Les élections ont lieu au scrutin secret.
En cas d’égalité des voix des candidats sur le dernier poste à pourvoir, le candidat le plus âgé est déclaré élu.
L’élection en remplacement d’administrateurs décédés, empêchés définitivement, démissionnaires ou révoqués est inscrite à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Le conseil d’administration lance un appel à candidature ouvert à tous les membres de l’association. Les membres du conseil d’administration désignés par cooptation pour occuper les postes vacants ne sont pas seuls à pouvoir présenter leur candidature.
3.2 Présence – participation – pouvoirs au conseil d’administration
Les membres du conseil d’administration sont tenus d’assister personnellement à ses réunions.
Les membres du conseil d’administration qui interviendraient par téléphone ou par tout autre système de télécommunication peuvent être considérés comme participant au quorum et voter.
Les membres empêchés de participer à une réunion du conseil d’administration peuvent s’y faire représenter en donnant un pouvoir à un autre membre élu.
Les pouvoirs sont nominatifs. Chaque pouvoir, nécessairement écrit, n’est donné que pour une séance et pour l’ordre du jour tel que figurant à la convocation. Sous peine de nullité, il mentionne clairement l’identité du mandant et celle du mandataire ainsi que la date du conseil d’administration concerné.
Chaque membre ne peut détenir plus de 3 pouvoirs. Les pouvoirs excédant cette limite ne peuvent être utilisés. Seul le mandant peut dans ce cas désigner un nouveau mandataire.
3-3. Démission d’office et révocation d’un administrateur
Tout administrateur absent à 2 réunions consécutives du conseil d’administration peut être déclaré démissionnaire d’office.
Sont considérés comme motifs susceptibles d’entraîner la révocation du conseil d’administration les motifs prévus à l’article 1-2 du présent règlement intérieur pour la radiation d’un membre.
La révocation et la démission d’office d’un administrateur interviennent dans le respect des droits de la défense.
Ainsi, la décision de démission d’office ou de révocation est-elle prise par le conseil d’administration à la majorité des deux tiers des membres en exercice.
L’intéressé est informé par courrier avec accusé de réception de la procédure engagée à son encontre. Ce courrier l’informe des griefs retenus contre lui et du délai de 15 jours dont il dispose pour présenter sa défense par écrit ou oralement. L’intéressé peut se faire assister.
L’intéressé est entendu par le conseil d’administration qui le convoque à cet effet. Le conseil délibère à huis clos, hors sa présence et celle de son représentant éventuel. Seuls les administrateurs sont admis à participer aux débats.
Le conseil d’administration décide :
- soit de mettre un terme à la procédure et il en informe l’intéressé dans un délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception ;
- soit de révoquer l’intéressé et il l’en informe dans un délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception. Ce courrier l’avise des motifs de la décision et de la possibilité de faire appel devant l’assemblée générale qui statue alors en dernier ressort. Dans ce cas, l’appel est suspensif de la démission d’office ou de la révocation.
ARTICLE 4. Le fonctionnement du conseil d’administration
4.1 Réunions du conseil d’administration
4.1.1. Convocation
Le conseil d’administration est convoqué par le président par lettre simple ou courriel envoyé à chaque administrateur deux semaines au moins avant la date de la réunion.
Un quart au moins des membres du conseil d’administration ou un quart des membres de l’association peut demander la convocation d’une réunion du conseil d’administration non programmée par le président. Cette demande comporte un ordre du jour et le nom des signataires. Elle est adressée par écrit au président. Le président dispose alors d’un délai de deux semaines maximum pour fixer le jour de la réunion.
Le président peut refuser de convoquer le conseil d’administration uniquement si le quart des membres du conseil d’administration ou le quart des membres l’association n’est pas atteint. Il lui appartient alors d’en apporter la preuve.
En cas d’urgence justifiée, le président peut convoquer une réunion du conseil d’administration dans des délais plus brefs, toutefois jamais inférieurs à 3 jours.
4.1.2. Ordre du jour du conseil d’administration
L’ordre du jour est joint à la convocation. Il peut être complété à la demande des administrateurs au plus tard 3 jours avant la date de la réunion.
Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent faire l’objet de décisions.
Les documents nécessaires aux délibérations sont diffusés auprès de tous les administrateurs au plus tard 3 jours avant la date de la réunion. Les questions abordées dans le point consacré aux Questions Diverses ne peuvent faire l’objet que d’une information, d’échanges sans décisions, et sont portées au procès-verbal.
4.1.2. Votes
Ont lieu au scrutin secret les votes concernant des personnes et ceux demandés par un administrateur présent.
En cas de scrutin secret, le président peut décider de lever le secret de son suffrage pour user de sa voix prépondérante.
A l’exception des votes à la majorité renforcée prévus par les statuts, les délibérations du conseil d’administration sont adoptées à la majorité simple des suffrages exprimés des membres présents et représentés. (Le vote doit recueillir plus de votes favorables que de votes défavorables, quels que soient le nombre de votes blancs, nuls et les abstentions.)
4.2 Compétences du conseil d’administration
Le conseil d’administration met en œuvre la politique et les orientations générales décidées par l’assemblée générale et exécute les décisions adoptées par l’assemblée générale. Il gère et administre l’association conformément à ces orientations.
Il agrée les nouveaux membres.
Il attribue la qualité de membre d’honneur/ de membres honoraires et en rend compte annuellement à l’assemblée générale.
Il se prononce sur la radiation des membres, la démission d’office et la révocation d’administrateurs dans le respect des droits de la défense.
Il arrête les projets soumis à l’assemblée générale.
Il prépare le budget prévisionnel de l’association à soumettre à l’approbation de l’assemblée générale. Il arrête les comptes, les soumet à l’approbation de l’assemblée générale et propose l’affectation du résultat.
Il autorise, dans les limites prévues par le budget voté par l’assemblée générale, la création et la suppression de postes salariés.
Il donne son avis sur le choix du directeur et la cessation de son activité.
Il est informé des délégations de signature consenties par les membres du bureau.
En cas de besoin, le conseil d’administration peut créer des commissions. Le conseil d’administration en définit la composition. Il peut mettre fin à tout moment à une commission.
Ces commissions ne peuvent avoir qu’un rôle consultatif. Les analyses, réflexions et propositions de ces commissions sont présentées au conseil d’administration.
4.3 Le procès verbal
Le procès-verbal de la réunion est établi par le secrétaire ou par un autre membre du conseil d’administration nommé pour la circonstance.
Le procès-verbal indique :
- la date du conseil d’administration ;
- la date de la convocation ;
- l’ordre du jour ;
- les pièces nécessaires aux délibérations jointes à la convocation ;
- le nombre de membres convoqués ;
- le nom des membres présents ;
- l’atteinte du quorum ;
- le nom des membres représentés et leur mandataire ;
- les résolutions assorties des majorités auxquelles elles ont été adoptées ;
- le cas échéant, les analyses, les arguments, les positions contraires défendus en séance par les administrateurs ;
- les points échangés sans donner lieu à résolution que le conseil a décidé de consigner ;
- les réponses aux questions diverses.
Le procès-verbal est adressé avec l’ordre du jour du conseil d’administration. Tout membre présent peut demander à faire inscrire sa position au procès-verbal. Un membre absent ne peut demander une modification des termes des résolutions.
Le procès-verbal définitif approuvé par le conseil d’administration est paraphé à chaque page par le président et signé par lui, et par le secrétaire ou toute autre personne que le conseil aurait désignée. Une copie est adressée à tous les administrateurs. L’original est conservé par l’association. Tous les procès-verbaux de l’association sont archivés.
Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont mis à la disposition des membres de l’association sur simple demande de leur part.
ARTICLE 5. Le bureau
5.1 Élection du bureau
Lors de la première séance réunissant les administrateurs nouvellement élus, le conseil d’administration procède à l’élection du nouveau bureau sous la présidence du plus âgé d’entre eux.
Chaque membre du conseil d’administration peut se porter candidat sur chacun des postes du bureau prévus par les statuts. L’élection s’effectue au scrutin secret.
Il est d’abord procédé à l’élection du président. Le président de séance laisse immédiatement la place au président élu, lequel fait ensuite procéder à l’élection des autres membres du bureau.
5.2 Révocation individuelle ou collective des membres du bureau
Le conseil d’administration décide à la majorité des suffrages exprimés de la révocation d’un membre de bureau dont l’attitude compromet le bon fonctionnement de l’association ou est en contradiction avec les buts qu’elle s’est fixée.
L’intéressé est informé par courrier avec accusé de réception de la procédure engagée à son encontre. Ce courrier l’informe des griefs retenus contre lui et du délai de 15 jours, dont il dispose pour présenter sa défense par écrit ou oralement. L’intéressé peut se faire assister.
L’intéressé est entendu par le conseil d’administration qui le convoque à cet effet. Le conseil délibère à huis clos, hors sa présence et celle de son représentant éventuel. Seuls les administrateurs sont admis à participer aux débats.
Le conseil d’administration décide :
➢ soit de mettre un terme à la procédure de révocation et il en informe l’intéressé dans un
délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception,
➢ soit de révoquer l’intéressé et il l’en informe dans un délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception. Cette décision est insusceptible de recours. L’intéressé ne perd pas à ce titre sa qualité d’administrateur.
La révocation collective des membres du bureau obéit aux mêmes règles que la révocation individuelle.
5.3 Fonctionnement du bureau
5.3.1. Les réunions de bureau
Le bureau est convoqué par tout moyen (lettre, courriel…) par le président. Il en dirige les débats.
Les pouvoirs ne sont pas admis en cas d’absence aux réunions du bureau.
L’ordre du jour des réunions est fixé par le président, le secrétaire ou le directeur. Les autres membres du bureau peuvent compléter l’ordre du jour à tout moment.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. Le président ne dispose pas de voix prépondérante.
En cas d’impossibilité à réunir cette majorité, la décision est renvoyée au conseil d’administration.
5.3.2. Compétences du bureau
Le bureau exécute les décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale en veillant à leur conformité légale et statutaire.
Il prépare les travaux du conseil d’administration.
Il est chargé de la gestion courante de l’association.
Il ne peut recevoir délégation de l’intégralité des pouvoirs du conseil d’administration.
Les membres du bureau, dans leur domaine de compétence respectif, font droit à toute demande émanant des administrateurs ou des membres de l’association, de communication des comptes annuels, de pièces comptables ou de procès-verbaux.
5.4 Les responsabilités des membres du bureau
5.4.1. Les responsabilités du Président
Le Président est chargé de représenter l’association dans les actes de la vie civile, d’ester en justice, tant en demande qu’en défense.
Il décide des dépenses conformément au budget prévisionnel adopté par l’assemblée générale.
Le président ouvre les comptes en banque nécessaires au bon fonctionnement de l’association et décidés par le conseil d’administration.
Il signe les actes de vente, d’achat de biens immobiliers, les emprunts, en exécution des décisions du conseil d’administration ou de l’assemblée générale.
Il signe les contrats de location en exécution des décisions du conseil d’administration au-delà d’un montant fixé par délibération du conseil d’administration. Sous ce seuil, il peut donner délégation.
Après avis du conseil d’administration, le président nomme le directeur (ou un salarié exerçant des fonctions de direction) et signe son contrat. Il est mis fin à ses fonctions dans les mêmes conditions.
Il propose au bureau les décisions à soumettre au conseil d’administration concernant le fonctionnement et les activités de l’association.
Le président peut donner délégation de pouvoirs et/ou de signatures pour un objet et une durée déterminés à tout membre du conseil d’administration et au directeur. Il en informe le conseil d’administration. Les délégations de pouvoir sont effectuées avec faculté ou non de subdélégation. Elles sont nécessairement établies par écrit, cosignées des deux parties et ne produisent leurs effets qu’à compter de la date de la dernière signature. Elles sont révocables à tout moment.
Le président peut également donner en bonne et due forme une procuration à tout collaborateur de l’association, bénévole, salarié, mis à disposition ou détaché auprès d’elle, ou à des professionnels habilités sous son contrôle et sous son autorité, après accord du conseil d’administration.
Le président peut déléguer à une personne agréée par le conseil d’administration, autre que le trésorier, une partie des dépenses courantes ne relevant pas des choix stratégiques, en dessous d’un montant déterminé.
Il peut déléguer la direction du siège de l’association et la gestion courante administrative et financière, en particulier les activités opérationnelles nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’association.
Il peut déléguer au secrétaire les formalités de déclaration prévues par la loi du 1er juillet 1901 et par le décret du 16 août 1901 ainsi que la transmission des comptes annuels de l’association et du rapport d’activité :
- au ministre de l’intérieur ;
- au préfet du département du siège ;
- aux ministres de tutelle.
Il peut déléguer au directeur le pouvoir de recruter, de licencier le personnel salarié ainsi que le pouvoir de discipline.
5.4.2. Les responsabilités des Vice-Présidents
Les vice-présidents secondent le président et, à la demande de celui-ci, un vice-président le remplace.
Le vice-président désigné assume temporairement la présidence en cas de démission ou d’empêchement du président, dans l’attente de l’élection d’un nouveau président au prochain conseil d’administration qui se tiendra dans les meilleurs délais.
En cas d’impossibilité du président de nommer un remplaçant parmi les vice-présidents, le plus âgé d’entre eux est désigné par défaut.
5.4.3. Les responsabilités du Secrétaire Général
Le secrétaire général, sur délégation du président, peut assurer la direction du siège, la gestion courante administrative et financière de l’association et de son personnel.
Il est responsable de l’envoi des convocations et de l’ordre du jour des réunions de l’assemblée générale, du bureau, du conseil d’administration, et de la rédaction et de l’envoi des procès- verbaux ou relevés de décisions de ces réunions dans les délais déterminés.
Le secrétaire transmet, sur délégation du président, au préfet du département du siège, au ministre de l’intérieur, aux ministres de tutelle les comptes annuels et les rapports annuels d’activité.
Il déclare, sur délégation du président, au préfet et au ministre de l’intérieur la composition complète du conseil d’administration après chaque élection, précisant les nom, prénom, profession, nationalité, domicile, et le cas échéant les fonctions au sein du bureau, conformément à l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association.
Il procède ou veille à ce qu’il soit procédé à toutes les déclarations prévues par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association et au décret du 16 août 1901 pour l’exécution de cette loi (article 3 notamment).
Le secrétaire peut déléguer ses pouvoirs ou sa signature. Ces délégations sont effectuées avec faculté ou non de subdéléguer. Elles sont nécessairement établies par écrit cosignées des deux parties et ne produisent leurs effets qu’à compter de la date de la dernière signature. Elles sont révocables à tout moment.
5.4.4. Les responsabilités du Trésorier
Le trésorier encaisse les recettes. Il perçoit notamment les cotisations, les loyers et les subventions.
Il exécute les dépenses de l’association décidées par le président.
Il vérifie la régularité des remboursements de frais.
Il est chargé de gérer les comptes bancaires.
Il informe le bureau et le conseil d’administration de la gestion des titres.
Il prépare et soumet au bureau et au conseil d’administration le rapport financier et le projet de budget présentés à l’assemblée générale annuelle.
Il est l’interlocuteur du commissaire aux comptes.
Le trésorier peut déléguer ses pouvoirs ou sa signature. Ces délégations sont effectuées avec faculté ou non de subdéléguer. Elles sont nécessairement établies par écrit cosignées des deux parties et ne produisent leurs effets qu’à compter de la date de la dernière signature. Elles sont révocables à tout moment.
ARTICLE 6. Organisation des Ambassades
Des délégations peuvent être créées à l’étranger. Elles sont régies comme les établissements en France et dépendent du bureau de l’association. La création et la suppression d’un établissement sont soumises à délibération du conseil d’administration.
ARTICLE 7. Trésorerie et fonctionnement
7.1 Cotisation
7.1.1. Montant de la cotisation
La cotisation est proposée à vie. Elle est également proposée sous forme de cotisation annuelle pour les diplômés de l’ECE. Douze années de cotisations consécutives permettent d’obtenir automatiquement la qualité de membre à vie.
Toute cotisation est due au premier jour de l’exercice.
Le montant de la cotisation est fixé à 30 € annuel, 300 € pour une cotisation à vie.
Les avantages de la cotisation sont :
- accès à l’annuaire des anciens ingénieurs diplômés de l’ECE (version restreinte pour les membres junior) ;
- accès aux événements de l’association à un tarif préférentiel ;
- accès aux offres de la boutique à un tarif préférentiel.
7.1.2. Moyens de paiement
La cotisation est payable par :
- paiement en ligne : après saisie du numéro de carte bancaire et acceptation du paiement par l’association Alumni ECE ;
- prélèvement bancaire : en fournissant son RIB et une autorisation de prélèvement ;
- chèque : à l’ordre d’Alumni ECE (possibilité de l’envoyer par voie postale à Alumni ECE – Immeuble POLLUX, 37 Quai de Grenelle, 75015 Paris) accompagné d’un récapitulatif d’inscription.
Alumni ECE ne saurait être tenue pour responsable des délais d’acheminement postal.
Dans le cas d’un paiement par carte bancaire ou par prélèvement, la validation de l’inscription est immédiate.
Dans le cas d’un paiement par chèque, la validation de l’inscription n’intervient qu’à réception du chèque par Alumni ECE.
Toute inscription est exonérée de la TVA et payable en Euros (€).
7.1.3. Résiliation
Pour résilier son abonnement annuel à l’association Alumni ECE, le cotisant devra envoyer un mail à contact@alumni-ece.org qui le transmettra par la suite au trésorier de l’association pour que la demande soit prise en compte. À noter qu’un délai de deux à trois semaines peut être nécessaire en fonction de la date de la demande.
7.2 Compte
L’association autorise l’ouverture d’un compte bancaire. Les signatures accréditées sont celles du Trésorier, du Trésorier adjoint, et du Président.
Un terminal de paiement en ligne en ligne donne la possibilité aux membres de payer leur cotisation via Internet.
7.3 Remboursement des frais
Les membres du conseil d’administration exercent leurs fonctions gratuitement. Toutefois, les membres du conseil d’administration sont autorisés à demander, sur justificatifs, le remboursement des frais engagés sur proposition du bureau.
Les dépenses engagées et les demandes doivent être respectueuses de la bonne gestion des deniers de l’association.
Il est rendu compte à l’assemblée générale annuelle du détail et montant de l’ensemble des frais remboursés.
ARTICLE 8. Base de données et annuaire
Les membres de l’association sont répertoriés dans l’Annuaire numérique de l’association Alumni ECE.
L’association s’engage à ne pas divulguer les informations de contact d’un membre sans son autorisation.
Dans le cadre des exigences de la CNIL, tout ancien élève peut faire des réserves de confidentialité sur tout ou partie des informations le concernant, et s’opposer à leur diffusion tant via le site que dans l’annuaire.
Les membres de l’association ont un accès libre au fichier web des anciens élèves. Les anciens de l’ECE qui ne sont pas membres ont un accès limité à la seule information des noms et promotion des diplômés.
L’annuaire de l’association est compris comme un outil au service du réseau, et destiné à faciliter les relations entre anciens, mais aussi entre élèves (membres juniors) et anciens par le biais d’un annuaire restreint.
L’association n’autorise aucune exploitation commerciale de l’annuaire.
ARTICLE 9. Droit à l’image
L’association Alumni ECE décline toute responsabilité dans la publication de photos et vidéos sur les réseaux sociaux et autres, par respect du droit à l’image.
Elle demande à chaque adhérent d’être particulièrement respectueux envers les autres membres en ne diffusant aucune photo ni vidéo sans l’accord des intéressés (articles 226-1 à 226-8 du code civil).
Les adhérents participent aux photos et vidéos collectives sont consentants à leurs publications, dans un cadre contrôlé (médias, affiches, diffusion sur le site alumni-ece.fr et les réseaux sociaux) et sans jamais en faire un usage négatif.
ARTICLE 10. Communication
Aucun communication publique ne peut être faite au nom de l’association sans l’approbation préalable du bureau ou du conseil d’administration.
ARTICLE 11. Modification du Règlement intérieur
Le présent règlement peut être modifié par le bureau ou conseil d’administration après avis de l’assemblée générale.
ARTICLE 12. Obligation d’information des tutelles
Le rapport annuel et les comptes, y compris ceux des établissements secondaires, sont adressés chaque année au ministre de l’intérieur aux adresses suivantes :
- Adresse postale
Ministère de l’intérieur Direction des libertés publiques et des affaires juridiques
Bureau des associations et fondations
Place Beauvau
75800 Paris cedex 08
- Adresse électronique
comptes-arup-frup@interieur.gouv.fr
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